Privacystatement
Inleiding
Zijde Letselschade Advocaten B.V. (hierna: “Zijde”) is een besloten vennootschap met KvK-nummer 95826831, statutair gevestigd te Groningen. Dit privacystatement is van toepassing op alle (bedrijfs)activiteiten van Zijde.
Zijde respecteert uw privacy. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld met inachtneming van de toepasselijke wet en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Zijde houdt zich aan de wettelijke voorschriften met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.
Met deze privacyverklaring informeert Zijde u op welke wijze Zijde uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en met welk doel.
Persoonsgegevens
Zijde verwerkt persoonsgegevens, waaronder mogelijk ook uw gegevens. Zijde kan deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, webformulieren op de kantoorwebsite of (Whats)app. Daarnaast kan Zijde persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld van medici of het UWV).
Aard en doeleinden van de verwerking
Wanneer via de website contact wordt gezocht met Zijde, wordt verwezen naar het adres en het telefoonnummer van Zijde. Ook kent de website webformulieren. Wanneer u via e-mail, telefoon, webformulier of een bezoek persoonsgegevens met Zijde deelt, is het mogelijk dat Zijde die persoonsgegevens bewaart. Digitale gegevens worden opgeslagen op een beveiligde computer van Zijde. Fysieke gegevens worden opgeslagen in een beveiligde fysieke omgeving.
Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens, die Zijde verwerkt:
- Basisgegevens, zoals naam-, adres en woonplaats;
- Telefoonnummers
- Overige contactgegevens, zoals postadres, e-mailadres of andere adressen voor elektronische communicatie;
- Kopie identificatiebewijs (alleen indien nodig);
- BSN (alleen indien nodig);
- Functie contactpersoon;
- Geslacht en leeftijd (geboortedatum);
- Gegevens betreffende de gezondheid (alleen indien nodig voor de behandeling van de zaak);
- Financiële gegevens, zoals uw bankrekeningnummer(s) (alleen indien nodig);
- Gegevens betreffende uw bezoek aan de website van Zijde;
- Strafrechtelijke gegevens (alleen indien nodig);
- Rechtsbijstandverzekeraar;
- Gegevens betreffende partner en kinderen (voor zover nodig voor bijvoorbeeld de aanvraag van gefinancierde rechtsbijstand);
- Huwelijkse staat (voor zover nodig voor bijvoorbeeld de aanvraag van gefinancierde rechtsbijstand);
- Persoonsgegevens met betrekking tot uw vraag en/of dossier;
- Gegevens betreffende wederpartij;
- Gegevens betreffende advocaat wederpartij;
Zijde verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die hierna worden beschreven in dit privacystatement, tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.
Doelen van de verwerking
Zijde kan uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doelen:
- Het kunnen behandelen van uw vraag en/of dossiers;
- Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van de dienstverlening;
- Het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
- Het kunnen factureren / incasso van de diensten;
- Het onderhouden van contact met u, waaronder het toezenden van informatie waarom u zelf heeft gevraagd.
- Het verzenden van een kantoornieuwsbrief;
- Het bijhouden van gebruikersstatistieken van de website. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
- Het vragen van feedback over de dienstverlening, eventueel via een klantbeoordelingstool.
Grondslagen van de verwerking
Zijde verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
- een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
- een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst of het toezenden van een kantoornieuwsbrief.
In voorkomende gevallen kan het zijn dat Zijde persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen wil verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien Zijde persoonsgegevens die Zijde mag verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, dan zal Zijde u daar eerst opnieuw toestemming voor vragen.
Tot slot kan Zijde uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van Zijde en die van de gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.
Bewaartermijnen
Zijde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor de gegevens verwerkt worden. Zijde hanteert de volgende bewaartermijnen:
- Administratieve gegevens: zeven jaar;
- Dossiergegevens: ten minste een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de datum waarop de laatste werkzaamheden zijn verricht in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Na ommekomst van deze termijn kan het dossier binnen bekwame tijd worden vernietigd en de persoonsgegevens van betrokkenen worden verwijderd, tenzij er een zwaarwegend belang bestaat om het dossier, of delen daarvan, en persoonsgegevens langer te bewaren.
- Persoonsgegevens, indien u geen diensten bij Zijde afneemt: drie maanden.
Verstrekking aan derden
In het kader van de dienstverlening kan Zijde gebruik maken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die Zijde niet in huis heeft. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, waaronder medisch adviseurs. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld de systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zal Zijde met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zal Zijde alleen derden inschakelen van wie Zijde kan en mag uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.
Zijde geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Zijde ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Beveiliging van uw gegevens
Zijde beschouwt een adequate beveiliging van gegevens als een belangrijke verantwoordelijkheid. Zijde neemt dan ook fysieke, technische, elektronische, organisatorische en contractuele maatregelen om gegevens te beschermen tegen accidentele of onwettige vernietiging, wijziging, niet-geautoriseerde vrijgave of toegang, ongeacht of deze verwerking in Nederland of elders plaatsvindt. Daarnaast eisen we van de door Zijde ingeschakelde partijen, dat ook zij voorzien in een adequate beveiliging. Dit wordt steeds vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
De letselschadeadvocaten van Zijde (mr. M.J. de Vries, mr. J. Verschoor mr. R. IJbema) en eventuele derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding. Verder draagt Zijde ervoor zorg dat betrokken personen overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG.
A.i.
Zijde maakt bij haar dienstverlening tevens gebruik van toepassingen op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI), waaronder Microsoft Copilot. Deze toepassingen kunnen worden ingezet ter ondersteuning van onder meer tekstverwerking, analyse, samenvatting en administratieve werkzaamheden. Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend binnen daarvoor door Zijde goedgekeurde en beveiligde omgevingen en met inachtneming van de AVG, de geheimhoudingsplicht van de advocaat en de binnen Zijde geldende beveiligings- en privacyvoorwaarden. AI-toepassingen worden uitsluitend ondersteunend gebruikt; de inhoudelijke beoordeling en verantwoordelijkheid voor de dienstverlening blijven bij de behandelend advocaat.
Rechten van betrokkenen
Een betrokkene heeft het recht Zijde te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met Zijde door een e-mailbericht te sturen naar [email protected].
Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Zijde persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Zijde door een e-mailbericht te sturen naar [email protected]. Een klacht hierover tracht Zijde naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies, hyperlinks
Zijde maakt op haar website gebruik van cookies en Google Analytics. Als u op de website heeft gekozen voor ‘noodzakelijke cookies’, plaatst Zijde functionele en analytische cookies die van belang zijn voor het goed werken van een website. Indien u op de website kiest voor ‘Alle cookies’ plaatst Zijde ook tracking cookies. Hiermee kan uw bezoekersgedrag worden vastgelegd.
De website van Zijde bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Instagram, Facebook en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. Zijde is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is Zijde verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Instagram, Facebook en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatement van deze platformen
Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stelt Zijde u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Zijde streeft ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat Zijde dit datalek heeft ontdekt of daarover door de (sub)verwerkers is geïnformeerd.
Wijzigingen
Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in dit privacystatement. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacystatement te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
Groningen, 30 september 2026